Waar let je op bij het kiezen van een leverancier?

Het werk dat niemand ziet, totdat het misgaat

Er is geen enkele facilitair manager die in dit vak is gestapt om toiletpapier te bestellen. Toch gaat er een verrassend deel van de week op aan precies dat soort dingen. De handdoekdispenser op de derde verdieping is leeg. Iemand heeft de verkeerde vloerreiniger besteld en nu staat er een doos van twintig liter waar niemand iets mee kan. De directie vraagt waarom de post schoonmaakmiddelen dit jaar hoger uitvalt en je weet het antwoord niet precies, want de bestellingen lopen via drie verschillende partijen.

Wat het frustrerend maakt is niet de complexiteit. Het is de zichtbaarheid. Als alles goed gaat, merkt niemand het. Er is nooit iemand die langsloopt om te zeggen dat de toiletten al drie maanden op orde zijn. Maar één lege zeepdispenser in de vergaderruimte waar net een klant zit, en het staat in de eerstvolgende MT-vergadering op de agenda.

Daar komt bij dat je bijna nooit zelf de persoon bent die het opmerkt. De melding komt van een collega, een schoonmaker, of erger nog, van iemand die niet bij de organisatie hoort. Je bent dus permanent afhankelijk van signalen van anderen over iets waar jij op wordt afgerekend.

En dan de leveranciers. Vaak zijn het er meer dan je zou willen: één voor papier, één voor middelen, één voor de dispensers, misschien nog een vierde voor afvalzakken omdat die daar net iets goedkoper zijn. Elk met een eigen portaal, een eigen bestelritme, een eigen factuur en een eigen contactpersoon die om de zes maanden verandert. Het inkoopvoordeel dat je destijds op elk onderdeel behaalde, is inmiddels opgegaan aan de tijd die het beheer kost.

Waar het eigenlijk over gaat

Onder al die praktische ongemakken zit iets fundamentelers. Facilitair management gaat over de vraag of mensen prettig en veilig hun werk kunnen doen in een gebouw. Sanitair dat op orde is, is daar onderdeel van, en niet het minst belangrijke: het is voor veel medewerkers en bezoekers letterlijk het eerste wat ze registreren over hoe een organisatie met mensen omgaat.

Een facilitair manager die zijn tijd kwijt is aan bestellingen najagen, komt niet toe aan het werk dat er werkelijk toe doet. Dat is geen efficiencyprobleem, dat is zonde van de rol. Het doel van een goede leverancier is daarom niet dat hij het goedkoopste product levert. Het doel is dat je er niet meer over hoeft na te denken.

Eerst dit: koop jij het eigenlijk wel zelf in?

Voordat je op zoek gaat naar een leverancier, is er een vraag die vaker onduidelijk is dan je zou verwachten. In veel schoonmaakcontracten wordt onderscheid gemaakt tussen werkzaamheden en leveringen. De werkzaamheden zijn de uren van het schoonmaakbedrijf. De leveringen zijn de verbruiksartikelen: toiletpapier, handdoekjes, zeep, afvalzakken.

Er zijn grofweg drie varianten in de praktijk:

• Alles bij het schoonmaakbedrijf. Zij brengen uren én verbruiksartikelen. Handig, maar je hebt geen zicht op de marge die daarop zit en je bent voor je hygiëneniveau afhankelijk van hun inkoopkeuzes.
• Gesplitst. Het schoonmaakbedrijf levert de uren, jij koopt de verbruiksartikelen zelf in. Dit is de meest voorkomende variant bij organisaties die grip willen op kosten en kwaliteit. Het scheelt in de praktijk vaak aanzienlijk, omdat de opslag op doorgeleverde artikelen wegvalt.
• Eigen schoonmaakdienst. Je koopt alles zelf in, inclusief machines, materiaal en persoonlijke beschermingsmiddelen.

Weet je niet zeker in welke variant je zit? Pak het schoonmaakcontract erbij en zoek de bijlage met leveringen. Zit daar een lijst met artikelen en prijzen in, dan levert je schoonmaakbedrijf ze en betaal je daar een opslag over. Dat is niet per definitie verkeerd, maar het is wel goed om te weten wat die opslag is voordat je gaat vergelijken.

Wat heb je als facilitair manager werkelijk nodig?

Voordat je offertes gaat opvragen, is het waardevol om je eigen situatie in kaart te brengen. Niet uitputtend, maar wel op deze punten:

Zes dingen waar je op let bij het kiezen van een leverancier

1. Krijg je een mens of een ticketnummer?

De vraag is niet of een leverancier bereikbaar is, maar of degene die opneemt jouw situatie kent. Een vast aanspreekpunt weet welke dispensers er bij je hangen en hoeft niet elke keer opnieuw te vragen wat voor pand je hebt. Praktische test: bel de leverancier op een willekeurige donderdagmiddag met een inhoudelijke vraag, bijvoorbeeld welk middel geschikt is voor je vloertype. Hoe lang duurt het voordat je iemand spreekt, en krijg je een antwoord of een productlijst?

2. Houdt de leverancier zelf voorraad?

Veel webshops in deze branche houden nauwelijks eigen voorraad en bestellen bij elke order door bij de fabrikant. Dat gaat prima tot het misgaat, en dan wordt een levertijd van twee dagen ineens drie weken. Vraag concreet: welke van deze artikelen heeft u zelf op voorraad liggen, en wat gebeurt er als ik vandaag om elf uur bestel? Vraag ook wat er gebeurt bij een nabestelling: krijg je bericht, of ontdek je het als de doos niet compleet is.

3. Blijf je vrij in je keuze van navullingen?

Dit is het punt dat de meeste facilitair managers pas jaren later ontdekken. Dispensers bepalen welke navullingen passen, en navullingen zijn een terugkerende kostenpost voor de hele levensduur van die dispenser. Een aanbod van gratis dispensers in bruikleen klinkt aantrekkelijk, maar zit vrijwel altijd vast aan een afnameverplichting of aan een systeem waar alleen dat merk in past. Je ruilt dan een eenmalige besparing in voor jaren van gebonden inkoop.

Vraag concreet: zit er een afnameverplichting aan deze dispensers, en kan ik er navullingen van een ander merk in kwijt? Een leverancier die dispensers gewoon verkoopt in plaats van in bruikleen geeft, heeft er belang bij dat je blijft omdat het bevalt, niet omdat je vastzit.

4. Past de administratie bij je organisatie?

Meerdere locaties, meerdere kostenplaatsen, een inkoopnummer dat op de factuur moet, betaling op rekening met een betaaltermijn die aansluit bij je crediteurenproces. Dit zijn geen luxewensen maar de dingen waar je financiële afdeling je op aanspreekt. Ga er niet vanuit dat het kan, vraag het expliciet. Vraag ook of meerdere collega's onder hetzelfde account kunnen bestellen, want dat is vaak precies het punt waarop grip verloren gaat.

5. Is de documentatie op orde?

Voor elk chemisch product hoor je een veiligheidsinformatieblad te kunnen overleggen. Bij een controle, een incident of een RI&E-actualisatie is dat geen formaliteit. Vraag of de veiligheidsinformatiebladen beschikbaar zijn, in welke taal, en of ze te downloaden zijn zonder dat je erom hoeft te mailen. Werkt jouw schoonmaakteam met mensen die geen Nederlands als eerste taal hebben, vraag dan of er werkkaarten of pictogrammen beschikbaar zijn.

6. Durft de adviseur je iets af te raden?

Dit is de lastigste om te toetsen en de belangrijkste. Een leverancier die op elke vraag een duurder product aanbeveelt, is een verkoper. Een leverancier die zegt dat het goedkopere alternatief voor jouw situatie prima voldoet, of dat je dat ene product helemaal niet nodig hebt, is een adviseur. Praktische test: vraag naar het duurste product in een categorie en vraag daarna of jij dat werkelijk nodig hebt. Het antwoord vertelt je alles.

Hoe vergelijk je de kosten eerlijk?

Prijs per stuk is een misleidende maatstaf. Twee pakken toiletpapier van dezelfde prijs kunnen tientallen procenten verschillen in aantal vellen per rol. Reken daarom altijd door naar een eenheid die je kunt vergelijken:

• Toiletpapier: prijs per meter of per vel, niet per rol.
• Handdoekjes: prijs per vel, en let op de vouwsoort, want interfolie geeft doorgaans minder verbruik dan een losse stapel.
• Reinigingsmiddelen: prijs per liter gebruiksklaar, dus na verdunning. Een concentraat van vijftig euro dat je op 1 staat 200 verdunt, is per liger gebruiksklaar goedkoper dan een gebruiksklaar product van vijf euro.
• Alles samen: kosten per medewerker per jaar. Dat is het getal waarmee je bij de directie kunt komen en waarmee je jaren met elkaar kunt vergelijken.

Tel daar de kosten bij op die niet op de factuur staan: de tijd die je kwijt bent aan bestellen, de spoedritten naar de bouwmarkt als iets op is, en de verspilling van producten die verkeerd besteld zijn. Die zijn lastiger te becijferen, maar ze zijn zelden kleiner dan het prijsverschil waar je op zat te sturen.

Hoe Schoonmaakdiscount facilitair managers helpt

Wij zijn geen groot concern en dat is bewust. Je krijgt bij ons een vast aanspreekpunt dat je pand en je bestelgeschiedenis kent, en dat gewoon opneemt als je belt. Geen doorverbinden, geen ticketnummer, geen uitleg van voor af aan.

Wat dat concreet betekent:

• Eén leverancier voor het hele pand. Reinigingsmiddelen, papier en verbruiksartikelen, dispensers, afval, machines en persoonlijke beschermingsmiddelen. A-merken en bewezen alternatieven naast elkaar, zodat je per artikel kunt kiezen wat past.
• Voorraad en snelle levering. Veel artikelen liggen bij ons op voorraad. Bestel je op werkdagen voor 12.00 uur, dan gaat het diezelfde dag de deur uit. Wij leveren in heel Nederland en België.
• Advies dat ook nee durft te zeggen. Twijfel je tussen twee middelen of over de juiste grootverpakking? Ons team adviseert op basis van jouw pand, ook als het antwoord is dat het goedkopere alternatief prima voldoet.
• Zakelijke betaalvoorwaarden. Betaling op rekening is mogelijk na goedkeuring, en betaling achteraf binnen veertien dagen via Klarna of Billink. Gratis verzending vanaf 150 euro exclusief btw.
• Offerte op je eigen artikellijst. Stuur je huidige verbruikslijst op en je krijgt er een prijs op terug, zodat je een eerlijke vergelijking kunt maken met wat je nu betaalt.

Dat we dit niet alleen zelf vinden, blijkt uit de beoordelingen: meer dan 2200 klanten gaven ons gemiddeld een 9,3, en inmiddels bedienen we ruim 35.000 klanten.

Wanneer wij niet de juiste keuze zijn

Eerlijk is eerlijk: er zijn situaties waarin je beter bij een andere partij terechtkunt. Dat vertellen we liever nu dan na drie maanden.

• Je hebt een systeemkoppeling nodig. Moet je bestelproces via een inkoopplatform als SAP Ariba of Coupa lopen, of via een EDI-koppeling, dan zijn wij daar niet op ingericht.
• Je zoekt een aanbestedingspartner met SLA-rapportages. Werk je met formele service levels, boeteclausules en kwartaalrapportages op leverbetrouwbaarheid, dan past een grote landelijke groothandel daar beter bij.
• Je wilt dat de voorraadkast zelf wordt bijgevuld. Sommige leveranciers komen langs om je voorraad op peil te brengen. Wij leveren op bestelling, jij houdt zelf de regie.
• Je stuurt uitsluitend op de laagste prijs per stuk. Dan is een leverancier die alleen op prijs concurreert waarschijnlijk de betere match. Wij zitten scherp, maar het advies en de bereikbaarheid zijn onderdeel van wat je koopt.

Veelgestelde vragen

Koopt een facilitair manager de schoonmaakmiddelen zelf in of doet het schoonmaakbedrijf dat?

Dat verschilt per contract. Veel schoonmaakcontracten maken onderscheid tussen werkzaamheden en leveringen. Bij de gesplitste variant levert het schoonmaakbedrijf de uren en koopt de opdrachtgever de verbruiksartikelen zelf in. Dat scheelt vaak, omdat de opslag op doorgeleverde artikelen wegvalt. Kijk in de bijlage bij je schoonmaakcontract om te zien welke variant bij jou geldt.

Zijn gratis dispensers in bruikleen voordelig?

Meestal niet op langere termijn. Er zit vrijwel altijd een afnameverplichting aan, of het systeem accepteert alleen navullingen van dat ene merk. Je ruilt dan een eenmalige besparing in voor jaren van gebonden inkoop. Vraag altijd expliciet of je vrij bent in de keuze van navullingen.

Hoe vergelijk je de prijs van toiletpapier tussen leveranciers?

Reken door naar prijs per meter of per vel in plaats van per rol. Twee pakken met dezelfde prijs kunnen tientallen procenten verschillen in inhoud. Voor het totaalbeeld is kosten per medewerker per jaar de bruikbaarste maatstaf, omdat je die over meerdere jaren kunt vergelijken.

Welke documentatie moet een leverancier van schoonmaakmiddelen kunnen leveren?

Voor elk chemisch product hoort een veiligheidsinformatieblad beschikbaar te zijn. Vraag of die te downloaden zijn zonder aanvraag, in welke taal, en of er werkkaarten of pictogrammen zijn voor teams die niet Nederlandstalig zijn. Bij duurzaamheidseisen vraag je daarnaast naar certificeringen zoals EU Ecolabel of FSC.

Is het slim om alles bij één leverancier onder te brengen?

Meestal wel, mits die leverancier daadwerkelijk het hele assortiment voert en voorraad houdt. Het inkoopvoordeel dat je behaalt door per categorie de goedkoopste partij te kiezen, verdwijnt doorgaans in de tijd die het beheer van vier leveranciers, vier portalen en vier facturen kost. Kies liever één partij en onderhandel daar over het geheel.